BRAINCAT: il categorizzatore Idoq per la gestione della PEC nella P.A.

Le recenti novità normative sulla PEC impongono alle P.A. una serie di obblighi che potrebbero mettere in crisi le attuali organizzazioni. La PEC potrebbe diventare un oggetto che complica invece di semplificare quale era nella mente dei suoi ceratori.
Idoq, con la tecnologia è in grado di sollevare totalmente la P.A dalla gestione (ricezione, smistamento, ecc.) della PEC.

 Alla base della soluzione c'è un categorizzatore automatico (BRAINCAT), uno strumento che consente di associare autonomamente un testo libero o formattato a una o più tra un determinato numero di categorie.
Esistono molte varianti possibili ed è solo l’analisi del contesto nel quale il categorizzatore viene applicato e i suoi obiettivi che consentono di implementare la tecnologia più appropriata.
Il categorizzatore è ampliamente configurabile per adattarsi al meglio ai contesti più diversi.
Di seguito, a solo titolo di esempi, riportiamo alcune delle funzionalità del nostro categorizzatore.

-Instradamento automatico per testi con contenuti rilevanti ai fini dell’accensione di alert: in questo caso il sistema viene configurato con una serie di frasi associate a concetti che caratterizzano i documenti che devono essere “catturati” dal sistema. Per esempio, se lo scopo fosse mettere in risalto delle email che lamentano ritardi o anomalie di un determinato servizio, si raccolgono frasi associate a questo concetto. Il categorizzatore attraverso delle logiche avanzate di contestualizzazione e di equivalenze semantiche sarà in grado di compiere un'astrazione di queste frasi per catturare più testi possibili che si riferiscano a questo tipo di segnalazioni.
-Riconoscimento della tipologia del testo sulla base del contenuto: se si deve suddividere i testi sulla base della lingua con il quale sono scritti oppure sull’argomento che trattano (ad esempio, “pensioni di invalidità” o “liquidazione TFR”) e così via, utilizzeremo una strategia basata sulla raccolta di un numero sufficientemente elevato di testi di esempio e sull’addestramento del sistema. Vengono adottate strategie di autoapprendimento e criteri statistici previa decomposizione e mappatura dell’intero testo nelle sue componenti base (parole, radici lessicali etc.).
-Riconoscimento della tipologia del testo sulla base della struttura: se il contenuto non distingue chiaramente la tipologia e le componenti del testo è necessario utilizzare il layout e la struttura del testo stesso. In questo caso vengono impiegati set di documenti di esempio e implementazioni  basate sull’autoapprendimento e su criteri statistici previa mappatura spaziale di una serie di parole chiave, annotazioni semantiche o altri elementi di riferimento identificabili nel testo.
-Definizione automatica delle categorie: il sistema consente anche di attivare il processo automatico di creazione delle categorie direttamente attraverso la lettura e interpretazione dei documenti. Infatti se l’obbiettivo è creare automaticamente dei raggruppamenti nelle quali inserire testi simili, verranno utilizzate tecniche di clustering, mappe auto-organizzanti per creare automaticamente le categorie invece di definirle manualmente.

L’HUB di gestione della PEC, indipendentemente dai sistemi presenti nella PA, ha il compito di:

1.    Gestire l’arrivo della PEC andando ad identificare e segnare il mittente e tutte le informazioni necessarie alla piena tracciatura dell’evento. In questo punto del processo l’applicativo sarà in grado di effettuare una serie di controlli di congruità, legittimità e consistenza degli elementi identificati nella PEC.
2.    Attivare un sistema integrato di segnalazione ed informazione dell’evento di tipo multicanale
3.    Acquisire e strutturare i contenuti della comunicazione in appositi campi come l’oggetto del messaggio, il testo della comunicazione, gli eventuali allegati trattati differentemente in base alla natura (file di testo, TIF, PDF, XMLS, file strutturati, ecc.)
4.    Eseguire tutte le operazioni necessarie per omogeneizzare i contenuti della comunicazione attraverso differenti strumenti OCR (testo dattiloscritto, manoscritto, codici a barre, immagini, ecc.)
5.    Attivare i motori di lettura e comprensione dei contenuti della comunicazione. In questa fase, ad elevato valore aggiunto, la nostra soluzione utilizza due tecnologie di riferimento: motori neurali e categorizzatori semantici. Il risultato di tale fase è l’individuazione automatica del contenuto della comunicazione e la sua categorizzazione all’interno delle aree di competenza in cui si articola la struttura ricevente.
6.    Inviare la comunicazione ad una apposita stazione manuale di categorizzazione nel caso la categorizzazione automatica non si stata in grado di raggiungere i livelli di affidabilità stabiliti. La percentuale di comunicazioni da arricchire manualmente potrà essere molto variabile ma la nostra esperienza in situazioni semistrutturate (istituzioni con competenze specialistiche) è di uno smistamento automatico superiorie al 60% con punte anche all’80%
7.    A valle della categorizzazione il sistema di WORK FLOW invia la comunicazione alla Unità Organizzativa competente. In questa fase potranno essere realizzati meccanismi di integrazione diretta con i sistemi documentali e transazionali della singola PA ed attivati meccanismi di alert multicanale. Il nostro sistema si basa su una piattaforma SOA (Enterprise Comunication Suitte) in grado di dialogare a vari livelli con i sistemi esterni e di orchestrare l’interoperabilità con più sistemi contemporaneamente.
8.    Tutti i documenti acquisiti verranno automaticamente avviati alla conservazione sostitutiva oltre che inseriti nei sistemi documentali della PA. Nel caso in cui la PA non disponesse di un sistema documentale proprio la nostra applicazione mette a disposizione l’archiviatore interno per la gestione dei documenti e procede automaticamente ad indicizzarlo.
9.    La soluzione proposta affronta il tema dell’integrazione con gli applicativi transazionali e documentali della PA attraverso un sistema di MIDDLEWARE ampliamente customizzabile e programmabile. Il sistema di AUTOMATICEXPORT si prende carico di tutte le comunicazioni interne ed esterne e già dispone di speciali adapter per i più diffusi sistemi documentali e transazionali.
10.    Attraverso un System Monitor dedicato l’applicazione è in grado di tracciare tutti gli eventi e di segnalare in tempo reale le eventuali anomalie di ogni processo. Il system monitor è inoltre dotato di funzioni di alert automatico multicanale.
11.    Completa il sistema un Performance Monitor che permette di gestire in automatico la reportistica e di gestire Indicatori di Performace per ogni fase del processo. Il modulo ANALYTICS monitorizza continuamente i tempi di attraversamento dei documenti e l’attività degli utenti evidenziando ritardi di trattamento dei documenti o anomalie di processo.