ECS 2.0 La più avanzata piattaforma applicativa ERP per il full document automation

Enterprise Communication Suite 2.0 è la piattaforma applicativa ERP facile da usare sviluppata da iDoq per il full document automation: document and data capture, fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti.

ECS 2.0 massimizza le performance in ambiente distribuito così da gestire grandi volumi di documenti e un’ampia gamma di formati. ECS 2.0 rappresenta la soluzione ideale di total paperless per diversi settori di business ad alta complessità organizzativa.

La suite di iDoq si integra con sistemi geograficamente distribuiti e basati su tecnologie e infrastrutture disomogenee. La sua struttura modulare si presta all’attivazione selettiva delle funzionalità secondo le specifiche esigenze di business.

FEATURES

  • Document Capture. Scansione, acquisizione, protocollazione PDF, email, spool di stampa, file strutturati EDI e altro ancora.

  • Data Capture. Lettura automatica dati sensibili tramite tecnologia proprietaria BRAIN.

  • Data Validation. Controllo qualitativo dei dati.

  • Dispatching. Registrazione automatica o instradamento al workflow di processo.

  • Workflow (integrativo e autorizzativo) & ERP Integration. Integrazione con i sistemi ERP, DM, BI.

  • Archive. Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva.

  • Paper document capture

    Paper document capture

  • Digital document capture

    Digital document capture

  • Data Capture

    Data Capture

  • Data validation

    Data validation

  • Dispatcher automation

    Dispatcher automation

  • Workflow & erp integration

    Workflow & erp integration

  • Archive

    Archive

  • Conservazione sostitutiva

    Conservazione sostitutiva

Document Capture

La funzionalità document capture ECS 2.0 copre l'acquisizione sia cartacea che digitale dei documenti.

Paper document

L'acquisizione dei documenti cartacei è gestita attraverso il modulo "Acquire", che consente di comunicare con lo scanner e di impostare il lotto documentale per la sua immissione nel sistema ECS 2.0.

Caratteristiche:

  • Interfaccia ottimizzata per touch screen.
  • Acquisizione via barcode e patch screen.
  • Split interattivo di PDF multi-documento.
  • Possibilità di aggiungere metadati.

Digital document

L’acquisizione dei documenti multicanale (email e disco) e multiformato è eseguita attraverso il modulo “Normalizer” , dotato di una console di controllo e diagnostica dell’operatività del processo.

Caratteristiche:

  • Portali e-procurement facilmente integrabili (PDF/XML/EDI).
  • Invio automatico di rapporti ai mittenti email.
  • Acquisizione di file excel per scritture automatiche CoGe.
  • Acquisizione PDF/TIF/Fax/EDI.
  • Acquisizione da multifunzione.

Data Capture

La funzionalità data capture ECS 2.0 si avvale di un processo proprietario denominato BRAIN, basato su algoritmi bioispirati, che imitano la capacità peculiare del cervello umano di apprendere nuovi concetti da singoli esempi.

Caratteristiche:

  • Basato su reti neurali e tecnologia FUZZY ARTMAP.
  • Gestione email e PEC.

Data Validation


Il controllo qualitativo dei dati avviene attraverso il modulo “Validation” , che consente all’operatore di inserire eventuali informazioni mancanti o correggere quelle errate. In questa fase la capacità di riconoscimento di BRAIN si autoalimenta, migliorando significativamente le performance del sistema al fine di coinvolgere sempre meno l’operatore.

Caratteristiche:

  • Interfaccia configurabile.
  • Filtri di ricerca.
  • UX ad alta produttività.
  • Dettaglio riconducibile al risultato dell’OCR.

Dispatching

Dispatcher automation è un componente di registrazione automatica che utilizza tecnologia RPA (robotic process automation) per emulare l’attività del contabile, per la registrazione o instradamento al workflow di processo.

Caratteristiche:

  • Controllo formale sulle fatture
  • Instradamento automatico al workflow di risoluzione in caso di anomalie
  • Registrazione contabile automatica nell’ERP

 

Il dialogo con il sistema di workflow o l'ERP di registrazione avviene attraverso il modulo "Interactive Export".

Caratteristiche:

  • Comunicazione con SAP integrata e certificata
  • Compatibilità SAP S/4HANA
  • Interfaccia configurabile
  • UX ad alta produttività

 

WORKFLOW & ERP INTEGRATION

La gestione dell’iter documentale, attraverso le diverse funzioni e livelli aziendali che procedono a correggere, integrare e autorizzare i dati documentali, avviene nel modulo “Workflow” (sviluppato in HTML5 per essere accessibile su dispositivi mobile).

Caratteristiche:

  • Flessibilità nell’adattamento alla struttura gerarchica funzionale dell’azienda.
  • Evoluta gestione delega e alias.
  • Elevata automazione delle operazioni (indirizzamenti e smistamenti automatici).
  • Integrazione con il sistema ERP.
  • Approvazione diretta con risposta email senza necessità di collegarsi al sistema.
  • Gestione notifiche solleciti.
  • Gestione estesa degli allegati.

ARCHIVE

L’archiviazione dei documenti processati e registrati è interrogabile attraverso il modulo “Archive”.

Caratteristiche:

  • Sistema di archiviazione documentale interno, integrato con SAP ArchiveLink.
  • Possibilità di integrazione con i più diffusi sistemi sul mercato: SAP DMS, Opentext, IBM FileNet, Oracle UCM, IXOS.
  • Ricerche semplici o strutturate su tutto l’atto documentale.
  • Gestione allegati.
  • Replica automatica documenti per storni e ri-registrazioni.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ECS 2.0 offre la gestione completa e a norma di legge della conservazione sostitutiva dei documenti processati e archiviati attraverso il modulo “CERT”.

Caratteristiche:

  • Sistema di schedulazione automatica dei promemoria relativi.
  • Monitor del processo di conservazione.
  • Produzione del supporto fisico (DVD).

iDoq eroga anche servizi di integrazione con sistemi di provider terzi

  • Sincronizzazione preventiva dei metadati con l’ERP (SAP).
  • Controllo dei numeri di registrazione IVA.
  • Estrazione di immagini e metadati nei formati secondo specifica.
  • Rapporto via email inviato al responsabile.

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