FarmaStar

For the automatic reading, verification and electronic storage of data and images relative to pharmaceutical prescriptions

The integrated FARMAStar® 2.0 platform, developed entirely in IDOQ laboratories, allows for the computerization of all of the stages of the reading and dematerialization process of medical prescriptions:

- acquisition of hard copy and electronic documents;
- recognition of the data in the documents;
- data accuracy check also through a cross check with the databases made available by the subcontracted organization;
- verification of the data and corrective data entry if needed;
- electronic storage of documents (activation is optional);
- searching and consulting data through the Content Management System tool integrated into the platform;
- release of data to the reference systems as well as to the monitoring system, quality control and report production for accounting treatment.

 Application advantages

This application was born after many years of field-specific research and experimentation, taking advantage of the contribution and valuable experiences of personnel in the health care sector. The proposed suite, FARMAStar2®, is highly scalable from a modular standpoint, and its components are natively integrated with each other. As opposed to most solutions present on the market that are the fruit of a patchwork of different applications and technologies, the IDOQ S.p.A. technological solution entirely oversees all of the stages of the process without interruption, from the hard copy and electronic document acquisition process to the recognition of data in documents, from checking whether the data is correct to the verification of the same and any corrective data entry, and from electronic storage to consulting and searching data through the Content Management System tool to the release of the data to external systems.

Compliance with regulations

The entire technological and organizational solution is characterized by the maximum compliance with regulatory dictates on privacy and security in safeguarding the processes of dematerialization of unique original documents (Medical Prescription). Specifically, the full integration of the application from the Document Preparation and Data Capture stage up through the completion of the electronic storage process guarantees the continuity of the process and the adoption - over the entire chain - of the regulatory prescriptions regarding the absolute guarantee of non-modifiability and maximum coherence between the hard copy document and its electronic equivalent.

Full coherence with the strategic objectives

The innovation of the process introduced by the FARMAStar2® platform makes it possible to nail the objective of a definite time frame for the acquisition of data and documents and of their availability for consultation for the purposes of determining the economic values with certainty for pharmacy payment. The use of a mix of specialized optical recognition engines, together with robust "pre-processor" components made for the treatment of images and the automatic interpretation of data with formal verifications of the piece of data and cross check with the databases of reference (patients, physicians, choice and revocation, specialized archives, etc.), makes it possible to get much nearer to reaching the objective of a 100% reading and automatic comprehension of the fields useful to the economic evaluation of the prescriptions. L’obiettivo strategico di rendere disponibili tempestivamente alle U.O. Farmaceutiche delle Aziende le immagini digitali delle ricette ed i dati correlati, viene raggiunto tramite la componente Content Management System, nativamente integrata in FARMAStar, che permette la visualizzazione dei dati e delle immagini di propria competenza, in base al profilo dell’utenza nel pieno rispetto della legge sulla privacy. Attraverso la stessa piattaforma di Content, sarà possibile, a tutti gli utenti del sistema di elaborare, visualizzare, analizzare i dati della spesa farmaceutica con vari livelli di dettaglio e di aggregazione del dato, sempre in base al profilo di accesso del singolo utente. L’obiettivo di riduzione della spesa per la gestione delle ricette farmaceutiche è raggiunto anche grazie all’intera soluzione proposta. In particolare attraverso la ‘robustezza’ di tutti i componenti che costituiscono la soluzione, le proposte di re-ingegnerizzazione dei processi organizzativi, l’offerta della formazione del personale a supporto del processo di Change Management. Non ultima, la possibilità di attuare le norme legislative per conferire all’archivio ottico la valenza sostituiva, consentendo di raggiungere, nel breve termine, l’obiettivo dell’eliminazione dei costi di stoccaggio e gestione delle ricette cartacee.

La soluzione complessiva

La proposta si articola in:

• piattaforma software integrata per il capturing dei dati dalle ricette cartacee, il content management system, l’archiviazione ottica già predisposta per supportare la conservazione sostitutiva.
• servizi di supporto al cambiamento organizzativo
• servizi di installazione personalizzazione, gestione e manutenzione del software applicativi

La piattaforma FARMAStar, totalmente sviluppata in architettura J2EE, permette l’automazione e il controllo di tutte le fasi del processo:

• acquisizione dei documenti cartacei ed elettronici;
• riconoscimento dei dati all’interno dei documenti;
• controllo di correttezza dei dati anche tramite l’incrocio con le anagrafiche messe a disposizione dalle Regioni;
• verifica dei dati ed eventuale data entry massivo ad alta efficienza per correzione;
• archiviazione su supporti elettronici dei dati e delle immagini;
• consultazione e ricerca dei dati tramite lo strumento di Content Management System, integrato nella piattaforma;
• rilascio dei dati verso i sistemi di riferimento nonché sistemi di monitoraggio e controllo qualità.
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La scelta dell’architettura J2EE, rende la soluzione versatile rispetto alle soluzioni infrastrutturali: scalabilità verticale ed orizzontale, clustering e soluzioni di load balancing. Particolare attenzione è stata posta al problema della sicurezza e della privacy in tutti i suoi aspetti: identificazione ed autenticazione degli utenti; immagini e dati mascherati in base al profilo utente; comunicazioni SSL v2 e v3; messa in sicurezza delle immagini (crittazione, hash, firma digitale e riferimento temporale); dati disaccoppiati e distribuiti su più tabelle, campi identificati con labels anonime, campi criptati; creazione delle basi dati degli ambienti di sviluppo e test con mascheratura dei dati sensibili; alta qualità nella fase di scanning al fine di limitare le attività di re-scanning ai soli casi imputabili a cause meccaniche (es. foglio piegato, doppio pescaggio sovrapposto). Il sistema proposto integra ed armonizza tutte le tecnologie preposte all’acquisizione dei documenti che si espongono in formato cartaceo, in formato raster (fax, Pdf, Tiff ecc) ed in formato elettronico strutturato ( XML, EDI).  Permette l’acquisizione delle immagini a 200dpi color senza compromissione o introduzione di artefatti tali da pregiudicare la lettura automatica, mantiene la trama a colori della ricetta, offre funzioni real time di Autorotazione, Autoallineamento, Filtraggio colore e Rimozione del rumore di fondo. Inoltre verifica l’'integrità dell'immagine ed il conteggio dei documenti acquisiti rispetto ai valori attesi. Nella fase di Data Validation si è posta particolare attenzione nello sviluppo di soluzioni che permettano la classificazione degli errori e la loro ottimale gestione all’interno del workflow di processo: valorizzazione del rating del documento; auto validazione dei documenti con rating confidente; controllo di quadratura tra i dati acquisiti e i valori delle DCR, con conseguente definizione dello stato della DCR; dispatching automatico al sistema di verifica e correzione. La fase di Data verification è facilmente adattabile all’organizzazione che il committente intende adottare: verifica e correzione di massa, verifica e correzione di contesto, controllo e proposte in autocompletamento con gli archivi di base. Si vuole inoltre dare evidenza della aderenza della piattaforma FARMAStar agli standard SPC relativi alla cooperazione applicativa, aprendo da subito la strada alla cooperazione con la Pubblica Amministrazione centrale e locale. Il prodotto è inoltre già predisposto ad integrazioni con sistemi ERP e DM leader di mercato: XML Specifico per SAP XI, Netweaver e Oracle One Word. Si vuole inoltre porre particolare evidenza all’offerta del servizio di help desk telefonico, come punto unico di ingresso per accedere all’assistenza (sistemistica ed applicativa) sia da parte degli utenti del sistema che da parte degli addetti all’esercizio dei sistemi server di Insiel. Ad integrazione del servizio di Help Desk, IDOQ propone una piattaforma web ticketing per la registrazione e l’archiviazione delle segnalazioni che, oltre alle normali funzioni di trouble ticketing permette, tramite il portale web di accesso, di monitorare in tempo reale i livelli di servizio e tutti gli aspetti legati all'erogazione del servizio stesso e per fornire informazioni circa la qualità del servizio erogato.