FarmaStar

Per la rilevazione automatica, la verifica e la conservazione sostitutiva di dati ed immagini relativi alle ricette farmaceutiche

La piattaforma integrata FARMAStar® 2.0, interamente sviluppata nei laboratori IDOQ permette l’informatizzazione di tutte le fasi del processo di lettura e de materializzazione delle ricette mediche:

- l'acquisizione dei documenti cartacei ed elettronici;
- il riconoscimento dei dati all’interno dei documenti;
- il controllo di correttezza dei dati anche tramite l’incrocio con le anagrafiche messe a disposizione dalla stazione appaltante;
- verifica dei dati ed eventuale data entry per correzione;
- conservazione sostitutiva dei documenti (attivazione opzionale);
- la consultazione e la ricerca dei dati tramite lo strumento di Content Management System, integrato nella piattaforma;
- rilascio dei dati verso i sistemi di riferimento nonché del sistema di monitoraggio, controllo qualità e produzione repert per la contabilizzazione.

 Vantaggi applicativi

L’applicazione nasce dopo numerosi anni di ricerca e sperimentazione in campo specifico, avvalendosi del contributo e delle preziose esperienze degli addetti ai lavori in ambito Sanitario. La suite proposta, FARMAStar2®, è estremamente scalabile in ottica modulare e le sue componenti sono nativamente integrate tra di loro. A differenza della maggior parte delle soluzioni presenti sul mercato che sono frutto di patchwork tra diverse applicazioni e tecnologie, la soluzione tecnologica di IDOQ S.p.A. presidia interamente senza soluzione di continuità tutte le fasi del processo dall’acquisizione dei documenti cartacei ed elettronici al riconoscimento dei dati all’interno dei documenti, dal controllo di correttezza dei dati alla verifica degli stessi ed eventuale data entry per correzione, dalla conservazione sostitutiva alla consultazione e ricerca dei dati tramite lo strumento di Content Management System e al rilascio dei dati verso i sistemi esterni.

Coerenza normativa

L’intera soluzione tecnologica e organizzativa si caratterizza per la massima aderenza ai dettami normativi in tema di privacy e di sicurezza a presidio dei processi di dematerializzazione dei documenti originali unici (Ricetta Medica). In particolare, la totale integrazione dell’applicazione dalla fase di Document Preparation e Data Capture fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva, garantisce la continuità del processo e l’adozione, nell’intera filiera, di tutte le prescrizioni normative in tema di garanzia assoluta di non modificabilità e coerenza massima tra documento cartaceo ed equivalente informatico.

Piena coerenza con gli obiettivi strategici

L’innovazione del processo introdotta dalla piattaforma FARMAStar2® permette di centrare a pieno l’obiettivo di una tempistica certa sull’acquisizione dei dati e dei documenti e sulla loro disponibilità per la consultazione al fine di determinare con certezza i valori economici per il pagamento delle Farmacie.  L’utilizzo di un mix di motori di lettura ottica specilizzati, affiancati a robuste componeneti di “pre processor” finalizzate al trattamento dell’immagine, l’interpretazione automatica dei dati con verifiche formali sul dato ed incrocio con le anagrafiche di riferimento (assititi, medici, scelta e revoca, archivi specialistici, ecc), permettono di arrivare molto vicini all’obiettivo del 100% della lettura e comprensione automatica dei campi utili alla valutazione economica delle ricette. L’obiettivo strategico di rendere disponibili tempestivamente alle U.O. Farmaceutiche delle Aziende le immagini digitali delle ricette ed i dati correlati, viene raggiunto tramite la componente Content Management System, nativamente integrata in FARMAStar, che permette la visualizzazione dei dati e delle immagini di propria competenza, in base al profilo dell’utenza nel pieno rispetto della legge sulla privacy. Attraverso la stessa piattaforma di Content, sarà possibile, a tutti gli utenti del sistema di elaborare, visualizzare, analizzare i dati della spesa farmaceutica con vari livelli di dettaglio e di aggregazione del dato, sempre in base al profilo di accesso del singolo utente. L’obiettivo di riduzione della spesa per la gestione delle ricette farmaceutiche è raggiunto anche grazie all’intera soluzione proposta. In particolare attraverso la ‘robustezza’ di tutti i componenti che costituiscono la soluzione, le proposte di re-ingegnerizzazione dei processi organizzativi, l’offerta della formazione del personale a supporto del processo di Change Management. Non ultima, la possibilità di attuare le norme legislative per conferire all’archivio ottico la valenza sostituiva, consentendo di raggiungere, nel breve termine, l’obiettivo dell’eliminazione dei costi di stoccaggio e gestione delle ricette cartacee.

La soluzione complessiva

La proposta si articola in:

• piattaforma software integrata per il capturing dei dati dalle ricette cartacee, il content management system, l’archiviazione ottica già predisposta per supportare la conservazione sostitutiva.
• servizi di supporto al cambiamento organizzativo
• servizi di installazione personalizzazione, gestione e manutenzione del software applicativi

La piattaforma FARMAStar, totalmente sviluppata in architettura J2EE, permette l’automazione e il controllo di tutte le fasi del processo:

• acquisizione dei documenti cartacei ed elettronici;
• riconoscimento dei dati all’interno dei documenti;
• controllo di correttezza dei dati anche tramite l’incrocio con le anagrafiche messe a disposizione dalle Regioni;
• verifica dei dati ed eventuale data entry massivo ad alta efficienza per correzione;
• archiviazione su supporti elettronici dei dati e delle immagini;
• consultazione e ricerca dei dati tramite lo strumento di Content Management System, integrato nella piattaforma;
• rilascio dei dati verso i sistemi di riferimento nonché sistemi di monitoraggio e controllo qualità.
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La scelta dell’architettura J2EE, rende la soluzione versatile rispetto alle soluzioni infrastrutturali: scalabilità verticale ed orizzontale, clustering e soluzioni di load balancing. Particolare attenzione è stata posta al problema della sicurezza e della privacy in tutti i suoi aspetti: identificazione ed autenticazione degli utenti; immagini e dati mascherati in base al profilo utente; comunicazioni SSL v2 e v3; messa in sicurezza delle immagini (crittazione, hash, firma digitale e riferimento temporale); dati disaccoppiati e distribuiti su più tabelle, campi identificati con labels anonime, campi criptati; creazione delle basi dati degli ambienti di sviluppo e test con mascheratura dei dati sensibili; alta qualità nella fase di scanning al fine di limitare le attività di re-scanning ai soli casi imputabili a cause meccaniche (es. foglio piegato, doppio pescaggio sovrapposto). Il sistema proposto integra ed armonizza tutte le tecnologie preposte all’acquisizione dei documenti che si espongono in formato cartaceo, in formato raster (fax, Pdf, Tiff ecc) ed in formato elettronico strutturato ( XML, EDI).  Permette l’acquisizione delle immagini a 200dpi color senza compromissione o introduzione di artefatti tali da pregiudicare la lettura automatica, mantiene la trama a colori della ricetta, offre funzioni real time di Autorotazione, Autoallineamento, Filtraggio colore e Rimozione del rumore di fondo. Inoltre verifica l’'integrità dell'immagine ed il conteggio dei documenti acquisiti rispetto ai valori attesi. Nella fase di Data Validation si è posta particolare attenzione nello sviluppo di soluzioni che permettano la classificazione degli errori e la loro ottimale gestione all’interno del workflow di processo: valorizzazione del rating del documento; auto validazione dei documenti con rating confidente; controllo di quadratura tra i dati acquisiti e i valori delle DCR, con conseguente definizione dello stato della DCR; dispatching automatico al sistema di verifica e correzione. La fase di Data verification è facilmente adattabile all’organizzazione che il committente intende adottare: verifica e correzione di massa, verifica e correzione di contesto, controllo e proposte in autocompletamento con gli archivi di base. Si vuole inoltre dare evidenza della aderenza della piattaforma FARMAStar agli standard SPC relativi alla cooperazione applicativa, aprendo da subito la strada alla cooperazione con la Pubblica Amministrazione centrale e locale. Il prodotto è inoltre già predisposto ad integrazioni con sistemi ERP e DM leader di mercato: XML Specifico per SAP XI, Netweaver e Oracle One Word. Si vuole inoltre porre particolare evidenza all’offerta del servizio di help desk telefonico, come punto unico di ingresso per accedere all’assistenza (sistemistica ed applicativa) sia da parte degli utenti del sistema che da parte degli addetti all’esercizio dei sistemi server di Insiel. Ad integrazione del servizio di Help Desk, IDOQ propone una piattaforma web ticketing per la registrazione e l’archiviazione delle segnalazioni che, oltre alle normali funzioni di trouble ticketing permette, tramite il portale web di accesso, di monitorare in tempo reale i livelli di servizio e tutti gli aspetti legati all'erogazione del servizio stesso e per fornire informazioni circa la qualità del servizio erogato.